CIDAN Machinery Group ligger steget före med dashboards

Hos CIDAN Machinery Group som tillverkar och säljer plåtbearbetningsmaskiner är det fullt fokus på digitalisering och effektivisering. De senaste åren har företaget växt mycket och då krävs det att alla systemstöd hänger med i utvecklingen. Ett av de senaste initiativen är att rulla ut desktop och dashboards för Jeeves ERP. Målsättningen är att göra företagets processer mer effektiva och att medarbetarna får bättre kontroll på individuella uppgifter och förstår helheten. Vi har fått en pratstund med Anders Åkesson, ERP Projekt manager, hos CIDAN Machinery Group.

Växtvärk och digitalisering

Anders berättar engagerat att CIDAN är ett företag som växt väldigt snabbt. Det har gått spikrakt uppåt i både tillväxt och resultat. Tiden har inte funnits att se över digitala flöden, vilket innebär att företaget inte dragit nytta av möjligheterna med IT-systemen. Men sedan augusti 2023 finns Anders på plats och han har lång erfarenhet från affärssystem, både från beställar- och leverantörsrollen.

- Mitt jobb är att effektivisera verksamheten utifrån ett IT-perspektiv. Det är väldigt spännande då det finns mycket att göra för att driva utvecklingen framåt. Mitt jobb är att lyfta blicken och mappa upp vart vi är på väg i vår IT roadmap. Vart vill vi vara om ett till fem år och hur mappar vi upp företaget och får processägare ute i verksamheten att ställa krav på vad som krävs för att nå dit? Det ska inte vara top-down implementering utan behovet ska komma från de som jobbar närmast verkligheten. Det här är inget enmansarbete, utan det görs i nära dialog med verksamheten som ett team, berättar Anders

Ett CIDAN visar vägen

CIDAN är ungefär 130 personer på huvudkontoret i Götene men har även fabriker i Österrike och Schweiz. Den största marknaden är i USA där man har lager och jobbar med eftermarknadsservice. En sak som Anders vill införa är ”Ett CIDAN” och med det menar han att de ska jobba så strömlinjeformat som möjligt och minimera bolagsunika konfigurationer och anpassningar i systemen.

- Det funkar jättebra med Jeeves ERP. Vi har gått från lokala installationer och ett lokalt arbetssätt till ett mer globalt arbetssätt. ”Ett CIDAN” är något som vi jobbar för och visst kommer det alltid finnas företagsunika krav som vi måste ta hänsyn till men de likformade processerna som inköp, produktion och planering är lika oavsett vilket land de är i. Ekonomi och fakturahantering kanske inte går att standardisera lika mycket då det är legala- och landsunika krav som vi måste ta hänsyn till. Genom att ha samma processer och arbetssätt kan vi hjälpa varandra på ett helt annat sätt, berättar Anders.

Desktop och dashboards effektiviserar

CIDAN har börjat implementera Jeeves Desktop och olika dashboards för inköp och produktion.

- Det är mina kollegor som genomför implementeringen, och vi börjar med inköp för att sen gå vidare till produktion. Vi ser stora möjligheter med dashboards och de ger en god och aktuell överblick till våra användare. Vi har byggt dashboards för olika roller längst med hela kedjan - från de som jobbar med avtal och upphandling, till de som avropar ordrar och vidare till de som tar emot varan på lagret, förklarar Anders.

- Med dashboards ser användarna vilka beställningar som är försenade, vilka inleveranser vi kan förvänta oss men också om vi behöver planera om inköpen och göra en omläggning i vår produktion. Vi ser tidigt om det är brister i material som inköp måste ta hand om. Alla får sina uppgifter presenterade varje morgon när de startar i gång datorn och ser vad de måste ta action på. Till exempel offerter som är öppna eller godkända inköpsordrar som inte gått i väg, säger Anders.

Sparar tid och optimerar flöden

- Tack vare dashboards får vi allt sammanställt och presenterat vilket ger oss värdefulla tidsbesparingar. Dessutom presenterar dashboarden åtgärder som användaren kan klicka på och komma direkt in i affärssystemet för hantering av avvikelsen. Så med några enkla knapptryck är det åtgärdat, fortsätter Anders.

- En annan viktig och stor vinningen är att vi minimerar stopp i produktionen och får en säkrare produktion som går enligt plan. Det är den stora vinsten. Med dashboards säkerställer vi att vi har rätt komponenter hemma i rätt tid och kan hålla den satta produktionskalkylen, säger Anders.

- Tidigare var vi tvungna att gå in i flera program i Jeeves och sammanställa informationen manuellt, och det var vanligt att personer med samma befattning inte jobbade likadant. Nu har alla medarbetare inom respektive avdelning samma information i realtid och jobbar på samma sätt, förklarar Anders.

Positivt från medarbetarna

Att rulla ut det nya arbetssättet har fått ett positivt bemötande från medarbetarna berättar Anders. Han menar att det beror mycket på företagskulturen och medarbetarnas inställning att allt som kan förbättras är bra. Det har inneburit att utrullningen av dashboards drivs på internt, medarbetarna ser att kollegorna kan göra sitt jobb mycket enklare och snabbare och vill ha samma möjligheter.

- Vi har fördelen att vår IT avdelningen har hög kompetens att bygga våra widgetar och dashboards. Kunskapen hos de som bygger stödsystemen är viktig för att säkerställa att processen bakom sökningar och datapresentation går snabbt. Samarbetet mellan IT avdelningen och verksamheten är en viktig framgångsfaktor i alla IT-projekt. Införandet av dashboads tar utgångspunkt i verksamhetens behov och IT-systemens roll är att stötta de olika processerna både i det dagliga arbetet och det lite mer långsiktiga planeringsarbetet, säger Anders.

- Vi bygger alla dashboards med samma typ av data för likvärdiga roller i alla länder, vi anpassar viss landsunik information i dem men övervägande delen är den samma. På så sätt kan vi rulla ut dashboards till olika länder per automatik, det är en enorm fördel, förklarar Anders.

I nästa steg ska dashboards implementeras på alla avdelningar och i alla länder, CIDAN Machinery Group planerar även att använda dashboards på stora skärmar i lagret så att alla kan se vad som ska göras och hur de ligger till.  

Nästa steg är en flytt till molnet

CIDAN Machinery Group fortsätter satsa på digitalt stöd som möjliggör fortsatt tillväxt i företaget. Nästa steg är att gå över till en cloudbaserad version av desktop och dashboard.

- Eftersom företagets strategiska plan är att fortsätta växa måste vi säkerställa att våra system stödjer tillväxt. Jag ser många fördelar med att flytta Jeeves ERP till molnet. Det ger företaget stabilitet och att vi kan plocka bort dagens VPN kopplingar. Det här kommer innebära att vi får snabbare svarstider från affärssystemet. Vi slipper även att göra backuper och annat som har att göra med själva driften, säger Anders.

Vad ska man tänka på om man vill börja jobba med dashboards?

- Det är viktigt att få med sig alla internt på resan och det är IT avdelningens roll att visa vilka möjligheter som finns. Det handlar om att väcka den kreativitet som finns inom de flesta bolag och när människor börjar se möjligheter kommer det börja bubbla underifrån. Då är det viktigt att de som ska bygga dashboards är lyhörda och visar vad som är möjligt att göra, säger Anders.

- För att det ska bli bra krävs tajt samarbete mellan verksamheten och IT. Och kom ihåg att allt inte kommer bli perfekt på en gång, det är en förändringsresa. Det är viktigt att alla tar ansvar för sin del och ser möjligheter i hur det här kan optimera det dagliga arbetet. Det skapar både personlig utveckling och effektivare arbetssätt. Det är en härlig resa som jag får vara med på, avslutar Anders.  

Tack Anders för pratstunden!  

Här kan du läsa mer om Jeeves Desktop och dashboards

Läs mer om Cidan Machinery

Lästips om du vill läsa mer om hur Cidan Machinery använder Jeeves Produktkonfigurator