Pictura

Full kontroll på höga volymer

Pictura, som är Skandinaviens största leverantör av gratulationskort till detaljhandeln, investerade i Jeeves redan 1997. Sedan dess har Pictura full kontroll på sina enorma säljvolymer som ställer stora krav på ett väl fungerande affärssystem.

Pictura grundades 1969 och var till en början en diversifierad verksamhet med fokus på import av garn samt försäljning av garn och stickbeskrivningar. Sedan slutet av 80-talet har företaget helt koncentrerat sig på kort, omslagspapper och presentartiklar. Pictura finns idag representerat i sex länder genom systerbolag inom Pictura-gruppen och i ytterligare sju länder genom delägda bolag. Dessutom finns distribution av Picturas produkter i många fler länder.

Vill hänga med i utvecklingen

Sedan Pictura införde Jeeves 1997 har man haft som policy att hänga med i utvecklingen. Uppgraderingar görs kontinuerligt i takt med att Jeeves släpper ny funktionalitet som stödjer och effektiviserar Picturas verksamhet. 

– Vi jobbar hela tiden med att förbättra våra processer. Just nu tittar vi på hur vi ska kunna använda Jeeves modul för internhandel (Inter Company Transactions) för att underlätta transaktioner mellan bolagen. Ett annat spännande område är Jeeves Warehouse Management System som skulle kunna ge oss en förbättrad lager- och logistiklösning. Det finns alltid nya intressanta områden att utforska, säger Magnus Arpi, vice VD på Pictura. 

– En stor satsning vi gjorde för några år sedan och som vi fått otrolig nytta av, var när vi försedde våra 100 säljare ute på fältet med mobila handdatorer som via nätet synkas med Jeeves. En order som tidigare tog tre dagar tar idag bara några minuter, fortsätter Magnus Arpi.

Så går en uppgradering till hos Pictura

En uppgradering hos Pictura brukar gå till så här:

• Avstämningsmöten hålls för att gå igenom ny funktionalitet i den kommande versionen och klarlägga vilka processer som kommer påverkas.   
• Därefter beslutas om uppgradering ska ske och när samt vilka personer som blir inblandade. Vanligtvis utses så kallade “Super users” som sedan i sin tur utbildar sina närmaste kollegor om nyheter och förändringar i den nya versionen. 
• Paralllellt med förarbetet görs analys om Picturas unika anpassningar samt vilka som ska reduceras samt tas bort i samband med uppgraderingen.
• Installation av den nya versionen görs i testmiljö. Under två till tre dagar säkerställs att applikationdatabas samt ändringsdatabas med Picturas unika inställningar uppgraderas.
• Under testperioden som följer därefter säkerställs att huvudflödena inom ordertagning, leverans, prisförslag samt EDI transaktioner fungerar som de ska. Detta arbete pågår under två till tre veckor. Normalt är två till tre “Super users” inblandade under i snitt en dag per vecka under denna period.
• Steget efter är driftsättning och detta sker oftast över en helg. På måndagen stängs den gamla versionen. Under veckan som följer sker en del justeringsarbete i användarprofiler o dyl.    

En uppgradering på en månad

Pictura räknar med att en uppgradering från start till mål inte tar längre än en kalendermåndad. 

– Med tanke på att arbetet med att uppgradera inte nämnvärt påverkar övrig verksamhet är det ingen stor grej för oss att gå över till en ny version. Jag blir lika förvånad varje gång jag hör talas om företag som brottas med problemfyllda och långdragna uppgraderingar. Det är bara att konstatera att vi gjorde rätt när vi 1997 bestämde oss för Jeeves, avslutar Magnus Arpi.