Valet av affärssystem viktigt för tillväxtföretag

För att trygga fortsatt tillväxt behöver Sverige nya företag som växer och skapar nya arbetstillfällen. I en nordisk rapport som kom för några år sedan kallades de företag som växer med minst 20 procent i antalet anställda under tre år för ”högtillväxtföretag”. Det finns också andra definitioner på vad som är tillväxtföretag. Utmärkande är en mycket snabb och uthållig omsättningsökning, kontinuerlig rekrytering av nya medarbetare, erövring av nya marknader, etablering av nya bolag och drivande entreprenörer som brinner för en affärsidé och vision.

Det finns också företag som de första åren efter starten når en första nivå av snabb tillväxt, men som i ett senare skede inte växer vidare. Två snabbväxande företag som startats ungefär samtidigt kan redan efter ett par år ha helt olika profiler. Det ena företaget bara fortsätter att växa med lönsamhet. Nya marknader erövras, exporten tar fart, nya bolag startas och förvärvas och företagsledningen tycks ha fullständig kontroll på allt. Från ekonomi till vilka strategiska vägval som ska göras. Tempot är högt men arbetsglädjen stor och alla tillväxtkurvor pekar uppåt. I det andra bolaget sliter entreprenören med att försöka hålla tempot uppe men intrycket är att ledningen inte räcker till, verksamheten präglas av rörighet och bristfällig kontroll, pappershögarna och excelarken blir allt fler och växer utom kontroll, leveranserna släpar efter och det börjar också hacka i kundrelationerna. Trots enorma ansträngningar från ledningen lyckas man inte vända utvecklingen.

Skillnaden mellan de långsiktigt uthålliga tillväxföretagen och de som stannar av i utvecklingen kan vara valet av affärssystem och förmågan att använda affärssystemet som tillväxtverktyg. Alla företag som växer snabbt når vid ett visst tillfälle en fas där de som grundade företaget behöver stöd av ett ekonomisystem för att ha kontroll på ekonomin. I ett senare skede också ett affärssystem för att komplettera den ekonomiska kontrollen med möjligheter effektivisera arbetsflöden och processer, utveckla kundrelationer och för att ge medarbetarna rätt möjligheter att ta beslut och arbeta effektivt. Processer som får stöd av ett affärssystem blir också möjliga att analysera och ta ut statistik ifrån.

”Vi växer snabbt, kan affärssystemet växa i samma takt”?

I princip alla tillväxtföretag går in i ett kritiskt skede när de står inför kraftig tillväxt. Företagens grundare och ledningar måste då ta ställning i en rad strategiska vägval när de tar sats för att växa vidare; Vilka kundsegment ska vi prioritera? Vilken prispolitik ska vi ha? Vilka distributions- och försäljningskanaler ska vi välja? Hur ska vi styra verksamheten och följa upp resultaten?  Ett strategiskt vägval blir också valet av affärssystem eftersom svaren på många frågor kräver det affärsstöd och de analysmöjligheter som ryms i dagens allt mer funktionsrika affärssystem.

Dagens affärssystem kan tyckas väldigt lika i funktionalitet och användarvänlighet, men kan ändå vara helt olika i grunden. Det vi syftar på är systemens förmåga att växa och enkelt anpassas så att det affärsstöd systemen levererar hela tiden ligger i linje med vad ett snabbväxande tillväxtföretag behöver. Men är inte alla affärssystem förändringsvänliga och enkla att anpassa efter nya krav? Nej, det är inte så. Det är också därför ett tillväxtföretag som ska välja affärssystem bör komplettera en ambitiös kravspecifikation med frågan ”Vi växer snabbt, kan affärssystemet växa i samma takt”? Svaret på den frågan kan vara helt avgörande för om ett tillväxtföretag ska fortsätta att växa i ett högt tempo och utan att drabbas av växtvärk.

Undvik affärssystem som blir en tvångströja

Genom fel val av affärssystem kan ett tillväxtföretag efter en tid upptäckka att man investerat i något av en bromsande tvångströja istället för en tillväxtmotor. Att ett affärssystem enkel kan anpassas till de nya behov och krav som alltid dyker upp i ett tillväxtföretag kan vara lätt att glömma bort. Perspektivet vid valet av system blir många gånger för snävt och kortsiktigt vilket kanske inte är så konstigt då det kan vara en närmast akut situation som måste lösas för att få ordning på ekonomiska processer och rutiner. Ställs frågan om hur affärssystemet klarar kraven på längre sikt måste man också granska affärssystemets smidighet och förändringsvänlighet.  Hur enkelt är det att utveckla och uppgradera affärssystemet? Krävs det omfattande konsultinsatser och HUR går det till att göra anpassningarna?

Många svenska tillväxtföretag har valt Jeeves som affärssystem. Jeeves ger bevisat låga ägandekostnader genom sin flexibilitet och uppgraderbarhet och systemet skiljer sig på en avgörande punkt från många andra affärssystem. På affärssystemmarknaden finns en utvecklingsmentalitet som går ut på att behoven hos en majoritet av alla tillväxtföretag kan tillgodoses med affärssystem som kännetecknas av att ”en-storlek-passar-alla”.  Att systemen bygger på ”Inbyggd-bästa-praxis” är ett vanligt argument för att övertyga tveksamma företag att det är det bästa alternativet. Många tillväxtföretag har upptäckt att det inte är så. Resultatet blir att de tvingas anpassa sina processer och rutiner till affärssystemens struktur och funktionalitet när det istället bör vara tvärtom.

Effekten kan bli arbetsflöden i obalans och höga ägandekostnader eftersom det behövs stora konsultinsatser i samband med anpassningar eller uppgraderingar. När det hos andra affärssystem krävs arbete på kodnivå i systemens kärna sker ändringar i Jeeves i form av inställningar utanför själva kärnan i databasen. Många gånger kan också Jeeves kunder med stöd av Jeeves som partner göra egna ändringar.

Två tillväxtföretag som valt Jeeves

Affärssystemet Jeeves ERP har utvecklats i Sverige och används idag av flera tusen företag i ett 40-tal länder. Bland Jeeves Information Systems kunder finns ett stort antal tillväxtföretag i ett flertal dynamiska tillväxtbranscher. Ett exempel är det börsnoterade bioteknikföretaget Vitrolife som haft Jeeves som affärssystem sedan år 2000.  Några av Vitrolifes mål vid valet av Jeeves var att utveckla rutiner som säkerställde full spårbarhet, förenklade administrationen och ökade leverans-säkerheten.  För Vitrolife var det viktigt att Jeeves kunde stödja en snabb tillväxt och att uppgraderingar kunde ske snabbt och enkelt.

Jeeves har också svarat upp mot de kraven och mycket har hänt sedan systemet togs i drift. Ett exempel på Vitrolifes tillväxttempo är att företaget mellan 2006 och 2011 gick från en årsomsättning på ca 170 MSEK till 350 MSEK. Under samma period nästan fördubblades personalstyrkan och nya enheter och bolag etablerades i flera länder. Nu är det 2014 och tillväxttakten är fortsatt hög. Under första kvartalet 2014 uppgick nettoomsättningen till knappt 120 miljoner kronor och rörelseresultatet blev 30 miljoner. Vitrolife har idag cirka 230 anställda och företagets produkter säljs på 110 marknader runt om i världen via säljkontor ibland annat USA, Australien, Frankrike, Italien, England, Kina, Japan och Ungern.

Ett annat företag där Jeeves har stor betydelse för tillväxten är familjeföretaget Nybergs deli (Olle Nyberg Chark AB). Efter en mycket lyckad lansering 2008 av en ny charkprodukt steg omsättningen på ett år från 200 till närmare 300 miljoner kronor. Den kraftigt ökade omsättningen och nya kundkrav på bland annat EDI-kommunikation var ett par viktiga anledningar till företagets beslut 2010 att byta till Jeeves som nytt affärssystem. 

Den bransch där Nybergs Deli är verksamt kännetecknas av stora volymer, små marginaler och höga kvalitetskrav. Det gör att bra möjligheter till uppföljning av hela produktionsflödet och spårbarhet är oerhört viktigt. Nybergs Deli fortsätter sin tillväxt och under 2013 passerade företaget 350 miljoner kronor i årsomsättning. Jeeves ger ett starkt stöd i den fortsatta tillväxten genom att skapa rätt förutsättningar för företaget att på alla nivåer arbeta med enhetliga rutiner vilket lägger grunden till effektiva flöden där alla har kontroll och överblick.

”Tillväxtkravlista” kan komplettera en traditionell kravspecifikation

Vitrolife och Nybergs Deli är två exempel från Jeeves Information Systems egen tillväxtlista. Jeeves ambition är att öka insikten om de krav som tillväxtföretag bör ställa när det är dags att välja affärssystem. Tillväxtföretag som upprättar en ”tillväxtkravlista” med fokus på systemens förändringsvänlighet och förmåga att smidigt följa med i en snabb tillväxt undviker att fastna i stelbenta system som bromsar istället för att driva på tillväxten.

En matchning mellan en entreprenörs vision och ett nytt affärssystem kan ge många nya perspektiv. Några av nyckelfrågorna kan vara hur kundservicenivån ska kunna hållas kvar på en hög nivå när antalet kunder ökar dramatiskt, när ett bolag blir fler genom utlandsetableringar, när export till nya länder ställer nya krav på valutahantering, när antalet medarbetare ökar snabbt och när processerna från produktion ut till lager- och butikshyllor måste flyta effektivt.  En tillväxtkravlista inför valet av affärssystem kan göras lång och att ta fram kan vara en arbetsprocess som säkrar en långsiktig tillväxt i ett entreprenörsdrivet tillväxtbolag.

 

Andra artiklar som vi tror kan intressera dig:

5 tips till en lyckad implementation

Sju anledningar till att byta Affärssystem

Jämför Affärssystem på den Nordiska marknaden

Läs mer om Jeeves ERP Version 5, hur ett Jeevesprojekt går till, samt erfarenheter från våra kunder i magasinet: Ditt affärssystem 

Kundreportage Fagerhult; Med låg ägandekostnad i fokus